Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób P.P.H. MATMAT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Odłogi 31, 03-037 Warszawa, NIP: 5240004224, KRS: 0000196377 (dalej: "MATMAT", "my"), gromadzi, wykorzystuje i ujawnia dane osobowe Użytkownika odwiedzającego sklep internetowy matmat.com.pl i korzystającego z powiązanych z nim treści, funkcji i usług (dalej: "Usługi"), dokonującego zakupów za ich pośrednictwem lub komunikującego się z nami w inny sposób. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest P.P.H. MATMAT Sp. z o.o.

Sklep działa w oparciu o własny, samodzielnie utrzymywany system sklepowy, uruchomiony na serwerach zlokalizowanych w Polsce. Ruch na stronie internetowej obsługiwany jest przez infrastrukturę Cloudflare, Inc. (CDN i ochrona przed atakami).

Uważnie przeczytaj niniejszą Politykę prywatności. Korzystając z Usług i uzyskując do nich dostęp, Użytkownik potwierdza, że zna niniejszą Politykę prywatności i rozumie zasady gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania jego danych opisane w niniejszej Polityce prywatności.

Informacje osobowe, które gromadzimy i przetwarzamy

Używając terminu "informacje osobowe", odnosimy się do informacji, które identyfikują Użytkownika lub mogą w uzasadniony sposób zostać z nim powiązane. Informacje osobowe nie obejmują informacji gromadzonych anonimowo ani takich, które zostały zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację Użytkownika. Możemy gromadzić lub przetwarzać poniższe kategorie informacji osobowych, w zależności od sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z Usług:

Dane kontaktowe obejmują imię i nazwisko, adres, adres rozliczeniowy, adres wysyłki, numer telefonu i adres e-mail.
Dane dotyczące płatności obejmują wybraną formę płatności, potwierdzenia płatności i szczegóły transakcji. Dane kart płatniczych podawane są wyłącznie w bezpiecznym środowisku operatora płatności (PayPro S.A., serwis Przelewy24) i nie są przechowywane przez MATMAT.
Informacje o transakcji obejmują pozycje, które Użytkownik wyświetla, dodaje do koszyka, kupuje, zwraca lub anuluje, a także przeszłe transakcje.
Dane do dokumentów sprzedaży obejmują imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres oraz NIP (w przypadku faktury VAT).
Komunikacja z nami obejmuje informacje podane w komunikacji z nami, np. podczas wysyłania zapytania do działu obsługi klienta.
Informacje o urządzeniu obejmują informacje o urządzeniu, przeglądarce lub połączeniu sieciowym, adres IP oraz inne unikatowe identyfikatory.
Informacje o użytkowaniu obejmują informacje dotyczące interakcji Użytkownika z Usługami, w tym sposobu i czasu korzystania z Usług lub nawigowania po nich.

Źródła informacji osobowych

Możemy zbierać informacje osobowe z poniższych źródeł:

Bezpośrednio od Użytkownika, w tym w momencie składania zamówienia, odwiedzenia naszych Usług lub skorzystania z nich, komunikacji z nami lub w przypadku dostarczenia nam informacji osobowych w inny sposób.
Automatycznie za pośrednictwem Usług, w tym z urządzenia Użytkownika podczas korzystania z naszych usług lub odwiedzania naszych witryn internetowych, a także poprzez używanie plików cookie i podobnych technologii. Szczegóły opisuje Polityka cookies.
Od dostawców usług, w tym w przypadkach, gdy współpracujemy z nimi w celu obsługi pewnej technologii i gdy zbierają lub przetwarzają informacje osobowe Użytkownika w naszym imieniu.
Od naszych partnerów reklamowych, np. identyfikatory kliknięć w reklamy przekazywane w adresie strony.

W jaki sposób używamy informacji osobowych Użytkownika

W zależności od sposobu interakcji z nami oraz używanych przez Użytkownika Usług możemy wykorzystywać informacje osobowe Użytkownika w poniższych celach:

Zapewnianie, dostosowywanie i udoskonalanie Usług. Wykorzystujemy informacje osobowe Użytkownika w celu świadczenia Usług, w tym w celu realizacji umowy zawartej z Użytkownikiem, przetwarzania płatności, realizowania zamówień i dostaw, wystawiania dokumentów sprzedaży (paragonów imiennych i faktur VAT), wysyłania powiadomień związanych z zamówieniem (potwierdzenie zamówienia, powiadomienie o wysyłce, anulowanie), obsługi zwrotów i reklamacji, zapamiętywania preferencji oraz tworzenia spersonalizowanych wrażeń zakupowych.
Przypomnienia o niedokończonych zakupach. Jeśli Użytkownik poda adres e-mail w koszyku lub w kasie i nie dokończy zamówienia, możemy wysłać mu wiadomość z przypomnieniem o niedokończonych zakupach. Podstawą przetwarzania jest nasz uzasadniony interes lub zgoda Użytkownika. Z otrzymywania przypomnień można zrezygnować w każdej chwili za pomocą linku zawartego w każdej takiej wiadomości.
Marketing i reklama. Możemy używać informacji osobowych Użytkownika w takich celach marketingowych i promocyjnych, jak wysyłanie komunikacji marketingowej za pośrednictwem wiadomości e-mail (za zgodą Użytkownika) oraz w celu wyświetlania Użytkownikowi reklam online promujących produkty lub usługi w naszych Usługach lub w innych witrynach internetowych, w tym na podstawie pozycji zakupionych lub dodanych przez Użytkownika do koszyka.
Bezpieczeństwo i zapobieganie oszustwom. Używamy informacji osobowych Użytkownika w celu zapewniania bezpiecznych płatności i zakupów, wykrywania oraz badania potencjalnie nieuczciwych, nielegalnych lub złośliwych działań i podejmowania odpowiednich kroków w celu ich zwalczania, a także zapewniania bezpieczeństwa naszych Usług.
Komunikacja z Użytkownikiem. Używamy informacji osobowych Użytkownika, aby zapewniać mu obsługę klienta, odpowiadać na jego pytania oraz utrzymywać z nim relacje biznesowe.
Powody prawne. Używamy informacji osobowych Użytkownika w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem lub odpowiadania na uzasadnione procesy prawne, w tym żądania służb porządkowych lub instytucji rządowych, a także w celu egzekwowania lub badania potencjalnych naruszeń naszych warunków bądź polityk.

W jaki sposób ujawniamy informacje osobowe

Przekazujemy dane osobowe Użytkownika zaufanym podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu Sklepu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych powyżej:

PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, operator serwisu Przelewy24: obsługa płatności (BLIK, szybkie przelewy, karty Visa i Mastercard, Google Pay, Apple Pay). Przekazywane dane: kwota zamówienia, adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, adres IP. Płatność kartą i BLIK realizowana jest w bezpiecznym środowisku Przelewy24; MATMAT nie przechowuje danych kart płatniczych.
Alsendo sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, operator platformy Apaczka.pl: organizacja dostaw realizowanych przez przewoźników InPost (paczkomaty i kurier) oraz DPD (punkty odbioru i kurier). Przekazywane dane: imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, numer paczkomatu lub punktu odbioru.
Fakturownia sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie: wystawianie paragonów imiennych i faktur VAT. Przekazywane dane: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP (w przypadku faktur), pozycje zamówienia.
Resend, Inc. (USA): wysyłka wiadomości transakcyjnych (potwierdzenia zamówień, powiadomienia o wysyłce, dokumenty sprzedaży, anulowania) oraz przypomnień o niedokończonych zakupach. Transfer danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework).
LuKas Holdings sp. z o.o., ul. Stefana Batorego 18/108, 02-591 Warszawa, KRS: 0001233010, NIP: 7011306806, REGON: 544397097: agencja prowadząca w imieniu MATMAT cały sklep internetowy oraz jego infrastrukturę techniczną — w tym hosting, utrzymanie, rozwój i administrację platformy sklepowej, integracje z operatorami płatności, dostaw i fakturowania, a także obsługę marketingu i analityki. Przetwarza dane osobowe Użytkowników w zakresie niezbędnym do prowadzenia Sklepu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z instrukcjami MATMAT.
Dostawca hostingu: utrzymanie systemu sklepowego na serwerach zlokalizowanych w Polsce.
Cloudflare, Inc. (USA/UE): CDN oraz ochrona strony przed atakami i botami. Transfer danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych.
Meta Platforms Ireland Limited: Piksel Meta oraz Conversions API służące do mierzenia skuteczności reklam (za zgodą Użytkownika). Przekazywane są zdarzenia zakupowe wraz z danymi hashowanymi algorytmem SHA-256 (adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko, miasto, kod pocztowy) oraz identyfikatorami _fbp i _fbc, adresem IP i informacją o przeglądarce (user agent).
Google Ireland Limited: Google Analytics 4 i Google Ads (statystyka i reklama, za zgodą Użytkownika) oraz Google Maps/Places do podpowiedzi adresowych w kasie. Adres wpisywany w formularzu kasy jest przesyłany do Google w celu wyświetlenia podpowiedzi.
Sanity (system zarządzania treścią): przechowywanie treści publikowanych w Sklepie; nie przetwarza danych klientów.

Ponadto możemy ujawnić informacje osobowe Użytkownika:

Gdy Użytkownik zleca nam ujawnienie określonych informacji firmom zewnętrznym, żąda tego lub wyraża na to zgodę.
W związku z transakcją biznesową taką jak fuzja czy upadłość, w celu spełnienia obowiązków wynikających z obowiązującego prawa (w tym w odpowiedzi na wezwania sądowe, nakazy przeszukania i podobne żądania), egzekwowania obowiązujących warunków świadczenia usług lub polityk oraz ochrony i obrony Usług, naszych praw, praw Użytkownika lub praw innych osób.

Witryny internetowe i linki firm zewnętrznych

Usługi mogą zawierać linki do witryn internetowych oraz innych platform online obsługiwanych przez firmy zewnętrzne. W przypadku przeniesienia się do witryn internetowych niepowiązanych z nami ani niekontrolowanych przez nas należy zapoznać się z ich politykami prywatności i bezpieczeństwa oraz innymi zasadami i warunkami. Nie gwarantujemy prywatności ani bezpieczeństwa takich witryn internetowych, ani nie jesteśmy za nie odpowiedzialni. Informacje, które Użytkownik podaje w miejscach publicznych lub częściowo publicznych, w tym informacje udostępniane na platformach społecznościowych firm zewnętrznych, mogą być również widoczne dla innych użytkowników tych platform bez ograniczeń co do ich wykorzystania. Zamieszczenie przez nas takich linków samo w sobie nie oznacza poparcia dla treści na takich platformach ani dla ich właścicieli lub operatorów.

Dane dzieci

Usługi nie są przeznaczone do użytku przez dzieci. Nie zbieramy świadomie żadnych informacji osobowych na temat dzieci poniżej wieku pełnoletności. Jeśli Użytkownik jest rodzicem lub opiekunem dziecka, które podało nam swoje informacje osobowe, Użytkownik może się skontaktować z nami za pomocą poniższych danych kontaktowych, aby zażądać ich usunięcia.

Bezpieczeństwo oraz retencja danych Użytkownika

Należy pamiętać, że żadne środki bezpieczeństwa nie są doskonałe ani nienaruszalne i nie możemy zagwarantować "całkowitego bezpieczeństwa". Odradzamy korzystanie z niezabezpieczonych kanałów w celu przekazywania nam wrażliwych bądź poufnych informacji.

To, na jak długo zachowujemy informacje osobowe Użytkownika, zależy od różnych czynników, takich jak to, czy potrzebujemy tych informacji do realizacji zamówień Użytkownika, świadczenia Usług, spełniania wymogów prawnych (np. przechowywania dokumentów księgowych), rozwiązywania sporów bądź egzekwowania innych obowiązujących umów i polityk.

Poniżej wskazujemy konkretne okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych:

Dane zamówień oraz dokumenty sprzedaży (paragony imienne i faktury VAT) — przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z wymogami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości.
Dane przetwarzane w celach marketingowych (np. adres e-mail zapisany do newslettera) — do czasu wycofania przez Użytkownika zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Dane z formularza kontaktowego oraz zapytań B2B — do czasu załatwienia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Techniczne logi serwera (m.in. adres IP, informacje o przeglądarce) — przez około 12 miesięcy, w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

Prawa i wybory Użytkownika

Użytkownikowi przysługują poniższe prawa związane z jego informacjami osobowymi. Prawa te nie są absolutne, mogą mieć zastosowanie tylko w pewnych okolicznościach i, w niektórych przypadkach, możemy odrzucić żądanie Użytkownika w zakresie dozwolonym przez prawo.

Prawo do dostępu/informacji. Użytkownik ma prawo do dostępu do informacji osobowych, które mamy na jego temat.
Prawo do usunięcia danych. Użytkownik ma prawo do zażądania usunięcia informacji osobowych, które mamy na jego temat.
Prawo do poprawy danych. Użytkownik ma prawo do zażądania poprawienia niedokładnych informacji osobowych, które mamy na jego temat.
Prawo do przeniesienia danych. Użytkownik ma prawo do uzyskania kopii informacji osobowych, które mamy na jego temat, a także do zażądania przeniesienia ich do firmy zewnętrznej w pewnych okolicznościach i z pewnymi wyjątkami.
Sprzeciw na przetwarzanie danych i ograniczenie przetwarzania danych. Użytkownik ma prawo poprosić nas o zaprzestanie bądź ograniczenie przetwarzania jego informacji osobowych w pewnych celach, w tym o zaprzestanie przetwarzania w celach marketingowych.
Wycofanie zgody. W przypadkach, w których potrzebujemy zgody Użytkownika do przetwarzania jego informacji osobowych, Użytkownik ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Zarządzanie preferencjami dotyczącymi komunikacji. Możemy wysyłać Użytkownikowi promocyjne wiadomości e-mail, a Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z ich otrzymywania za pomocą opcji anulowania subskrypcji wyświetlanej w naszych wiadomościach e-mail. Jeśli Użytkownik zrezygnuje, wciąż możemy wysyłać mu wiadomości inne niż promocyjne, na przykład dotyczące dokonanych przez niego zamówień.

Użytkownik może dochodzić wszelkich z tych praw tam, gdzie wskazano to w Usługach, bądź za pomocą poniższych danych kontaktowych. Nie będziemy dyskryminować Użytkownika za korzystanie z któregokolwiek z tych praw. Możliwe, że będziemy musieli zweryfikować tożsamość Użytkownika, zanim przystąpimy do realizacji jego żądania, zgodnie z obowiązującym prawem. Odpowiemy na żądanie Użytkownika w terminie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.

Skargi

W przypadku skarg dotyczących sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, należy skontaktować się z nami, korzystając z poniższych danych kontaktowych. Użytkownik ma również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego; w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Listę właściwych organów nadzorczych ds. ochrony danych w EOG można znaleźć tutaj.

Transfer międzynarodowy danych

Dane osobowe Użytkownika przetwarzane są przede wszystkim na serwerach zlokalizowanych w Polsce. Niektórzy z naszych dostawców usług (Cloudflare, Resend, Meta, Google) mogą przekazywać, przechowywać i przetwarzać informacje osobowe Użytkownika poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeśli informacje osobowe Użytkownika przekazywane są poza Europejski Obszar Gospodarczy, opieramy się na uznanych mechanizmach przekazywania danych, takich jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub ramy ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework), chyba że dane są przekazywane do kraju, co do którego uznano, że zapewnia odpowiedni poziom ochrony.

Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności, między innymi w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach lub z innych powodów operacyjnych, prawnych czy regulacyjnych. Opublikujemy zmienioną Politykę prywatności na tej stronie internetowej, uaktualnimy datę "Ostatniej aktualizacji" i poinformujemy Użytkownika o zmianach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Kontakt

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących naszych praktyk w zakresie prywatności lub niniejszej Polityki prywatności, lub w celu skorzystania z któregokolwiek z przysługujących Użytkownikowi praw, należy się z nami skontaktować telefonicznie pod numerem +48 226 144 847, w wiadomości e-mail na adres sklep@matmat.com.pl lub listownie na adres: P.P.H. MATMAT Sp. z o.o., Odłogi 31, 03-037 Warszawa, Polska. Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych administratorem danych osobowych Użytkownika jest P.P.H. MATMAT Sp. z o.o.